Pročitajte kako jednostavno napisati poslovni e-mail

kako-napisati-poslovni-email

Pročitajte kako jednostavno napisati poslovni e-mail

Ovaj naš blog nastavak je priče o važnosti elektronske pošte u svakodnevnom poslovanju. Koliko je poslovna komunikacija putem e-maila bila neophodna pokazalo se u vrijeme dvomjesečne karantene zbog koronavirusa.

U ta dva mjeseca bili smo prisiljeni komunicirati elektronskom poštom ne samo sa klijentima, već i sa kolegama, suradnicima, šefovima, poslovnim partnerima i svima sa kojima smo do tada razmjenjivali dnevne obaveze i planove na sastancima „face to face“.

Upravo nam je ta situacija bila svojevrsna inspiracija da se posvetimo ovoj temi. Najprije blogom o email marketingu a onda i eBookom koji će vam, nadamo se, pomoći u kreiranju uspješnih email kampanja.

oznaka-at

Vjerujemo da dnevno napišete i pošaljete bar desetak e-mailova, samo kroz jutro. A koliko ih tek dobijete?!

I u ovom trenutku stalno nam stižu notifikacije o primljenim porukama. 27 novih je trenutno! 😀

Ovaj najrašireniji oblik poslovne komunikacije je ujedno i najjednostavniji pa njegovo sastavljanje često uzimamo zdravo za gotovo. Nešto kao dnevnu rutinu.

Pri tom ne obraćamo pozornost na osnovna pravila u poslovnoj komunikaciji, koja se mora razlikovati od dopisivanja sa ljudima koje poznajemo privatno.

Otkrijte kako napisati poslovni e-mail i što obavezno izbjegavati

Jednom poslan, e-mail živi zauvijek

„Pisani trag“, čuli ste za taj pojam?

Kada se dopisujete putem e-maila sa poslovnim partnerima ili klijentima, ostavljate svojevrstan pisani trag ili digitalni zapis koji je je sačuvan zauvijek.

On je ono za što se „hvatate“ ako postoje nerazjašnjene situacije i pitanja oko poslovnih projekata, zadataka itd.

Zato najprije vodite računa da ne šaljete poruke zbog kojih bi vas mogla kasnije zaboljeti glava. 😉

greske-u-pisanju-emaila

Kad smo sigurni u ovu predradnju, možemo krenuti redom.

Zamislite se kao da stojite pred otvorenim izbornikom i krenuli ste napisati i poslati mail. 🙂

Napišite naslov maila

Dajte mailu kojega šaljete naslov. Ili, ako ćemo stručno – napišite predmet maila i nikad to ne izostavljajte, ma u kolikoj žurbi bili.

Naslov ne treba biti dugačak. Tri riječi će biti sasvim dovoljne da primatelj shvati o čemu se radi u pismu.  Izbjegavajte pisati naslov velikim slovima, jer riskirate da on bude označen kao spam.

Slanje e-maila bez naslova nije profesionalno a može vam se dogoditi i da ga primatelj  jednostavno ne otvori ili izbriše.

Vodite računa o „glavi i repu“ e-maila

Poslovni e-mail trebao bi se sastojati od oslovljavanja primateljasadržaja poruke, pozdrava te potpisa pošiljatelja.

Kada se nekome obraćate prvi put sigurno ga nećete pozdraviti sa „Hej!“, „Bok!“, „Ciao!“ i sl. Takvi ležerni pozdravi dolaze u korespondenciji tek kasnije, kada ste se sa osobom, kojoj šaljete poruku, već upoznali.

Poruku počnite sa uobičajenim, standardnim pozdravom “Poštovani/a”, ili „Poštovani gospodine/gospođo“.

Također, ako vam je ta osoba odgovorila na mail, pa je uvodno koristila npr. „Dragi Toni“, odgovorite joj istim tonom i stilom sa npr. „Draga Ivana“, a ne „Poštovana Ivana“.

I „rep“ vaše poruke treba biti smislen.

Nećete eksperimentirati sa pozdravima kao što su „Živjeli!“, „Pa-pa“, već ga završiti sa standardnim pozdravima poput: “Srdačan/Lijep pozdrav”, „Srdačno“, ili Sve najbolje“.

Jedan od najčešćih pozdrava je „Lp“, ali nemojte ga koristiti u toj skraćenoj verziji, pogotovo kad se nekome obraćate po prvi put.

Izgleda kao da ste ga „otkantali“ na brzinu, nepristojno.

Pozdrav nije kraj poruke.

Ona svakako mora uključiti i vaš potpis sa titulom i poveznicama na sve vaše kontakte – broj telefona, e-mail adresu, vašu web stranicu, društvene mreže.

Mnogo je e-mail servisa koje vam nude mogućnost kreiranja potpisa besplatno.

Sažmite sadržaj i naglasite bitno

Pri pisanju glavnog sadržaja budite jasni, precizni i sažeti. Nitko ne voli čitati mailove od 16 kilometara, bez razmaka i istaknutih najbitnijih stavki.

Zato sažmite poruku u jasnu cjelinu i imajte na umu, kako kaže Wikipedija –  zlatno, još uvijek nezamjenjivo pravilo pisanja vijesti – pravilo 5 W.

Who (tko), What (što), When ( kada), Where (gdje), Why (zašto), te How (kako). Završno “H” je dodala teorija novinarstva.

Taj naziv, inače, potječe iz pjesme engleskog književnika Rudyarda Kiplinga o šest “poštenih slugu”.

Da bi poruka bila pregledna razdvojite sadržaj u odlomke, istaknite bitne stavke nabrajanjem u bojeve ili „bullete“ i po potrebi boldajte važno u poruci.

Ako šaljete privitke, napišite to u poruci i ukratko navedite što se nalazi u njima.

Double-check je obavezan prije slanja poruke. Pročitajte tekst a za provjeru možete se poslužiti i ovom online platformom.

Budite na profesionalnoj razini 

Poslovni e-mail nije tekstualna poruka. Emotikoni zato nisu poželjni kada se nekome obraćate na početku suradnje  i tu osobu uopće ne poznajete.

 Emotikoni su prihvatljivi ako radite u firmi koja je poznata po „opuštenom“ imidžu, te kada ste već neko vrijeme u komunikaciji sa partnerima i klijentima, pa se ležerniji pristup dogodio sam od sebe, kao nešto normalno.  

Ne pomišljajte niti na upotrebu akronima kao što su: LMK, TTYL, ili neke „domaće“ poput AMR, SAJB…

Također zaboravite na korištenje žargonizama i ne daj bože, viceva u porukama.

Nemojte poruku pisati velikim slovima jer su ona digitalni ekvivalent vikanja. Isto tako ne pišite čitavu poruku malim slovima, makar na nju odgovarali putem mobitela i u brzini – profesionalci znaju za veliko početno slovo.

Tipfeleri se svima dogode i to će vam biti oprošteno. Ali korištenje dvosmislenih rečenica i grubih fraza mogu ostaviti krivi dojam i dovesti do neželjenih reakcija u poslovnoj komunikaciji, navodi to i Monster sa slijedećim primjerima.

To su npr.: „Ispravi me ako griješim“ ili „Očito“. Ove faze kojima se prikazujete kao nadmena i arogantna osoba koja se obraća primatelju svisoka, vam sigurno nisu potrebne.

Može vam se dogoditi i to da vas primatelj poruke dovede u situaciju da neke detalje morate opširnije pojasniti u mailu.

Kako biste izbjegli komunikaciju sa zbunjujućim porukama, najbolje da u ovakvim situacijama raspravite putem telefona.

pisanje-poruka-u-zurbi

Ne pišite poslovne poruke u žurbi

Potencijalni klijent će na osnovu vaše prve  poslovne e-mail poruke ocijeniti vašu profesionalnost i odnos prema poslu.

I naravno, donijeti odluku želi li vam poslati pozitivan odgovor. Zato pažljivo i pametno pristupite pisanju poslovnih poruka.

I obavezno – uzmite si dovoljno vremena, za sastavljanje poslovnih poruka koje vam u konačnici, trebaju donijeti pozitivne rezultate.

Mi smo prije nekoliko dana poslali službeni e-mail sa poslovnom ponudom. Ali nakon par dana “elektronskog muka”, odlučili smo potencijalnog kijenta još jednom kontaktirati. Naime, često se zna dogoditi da ljudi nemaju vremena poslati vam odgovor, ili čekaju da postignu dogovor unutar tima, da vam se jave.

Zato nije na odmet, da im se javite još jednom, dok čekate njihov odgovor. To će im vjerojatno biti znak da ste ažurni i vodite računa o svojim poslovnim planovima.

Za kraj, imamo jedan poklon za vas – 9 predložaka sa HuBSpot-a, koji vam mogu pomoći u poslovnoj e-mail komunikaciji.

Preuzmite ih besplatno a za više korisnih savjeta, upišite se na našu newsletter listu.